Heimdienst im Direktvertrieb: Verkaufsfahrer sitzen nur noch bei bestätigten Terminen
Ein Heimdienst mit 140 Verkaufsfahrern verliert Tourenzeit durch Terminvereinbarung, unbestätigte Besuche und Nachtelefonieren. Terminierung, Bestätigung und No-Show-Management wandern zu Direct Scouts.
Eckdaten des Projekts
- Branche
- Heimdienst & Direktvertrieb Lebensmittel
- Paket
- 01 · Lead & Appointment Management
- Teamgröße
- 140 Vertriebler
- Zeitraum
- 2 Monate Pilot, anschließend Regelbetrieb
- Freigabe
- anonymisiert
Wo der Vertrieb stand
Muster-Case – Werte illustrativ, wird durch freigegebene Referenz ersetzt.
Der Anbieter beliefert Privathaushalte über feste Touren mit 140 Verkaufsfahrern. Jeder Fahrer vereinbarte seine Besuchstermine selbst, bestätigte sie telefonisch und telefonierte bei Ausfällen nach. Nach interner Schätzung gingen dafür pro Fahrer mehrere Stunden pro Woche verloren – Zeit, die nicht beim Kunden stattfand.
Zwei Punkte waren der Vertriebsleitung wichtig: Die Fahrer behalten das Kundengespräch und den Abschluss vollständig in der eigenen Hand, und alle Termine bleiben im CRM des Kunden. Ein externer Partner sollte nur die Terminvereinbarung, die Bestätigung und das Nachfassen bei No-Shows übernehmen – im bestehenden System, nicht in einem eigenen Tool.
Was zu uns wanderte – und was blieb
Jede übernommene Aufgabe hat einen Pain Point, eine Leistung und eine Messgröße. Preisverhandlung, Kundentermin und Abschluss bleiben beim Kunden.
- TerminierungPaket 01Pain PointZeitverlust durch Koordination und NachtelefonierenLeistungTerminvereinbarung, Bestätigung, ReminderMessgrößeTermine / Bestätigungen
- Lead-QualifizierungPaket 01Pain PointVertrieb verbringt Zeit mit ungeeigneten LeadsLeistungVorqualifizierung, Bedarf, Erreichbarkeit, ÜbergabeMessgrößeQualified Leads / Conversion
- No-Show ManagementPaket 01Pain PointVerlorene Außendienst-SlotsLeistungReminder, Rebooking, NachfassenMessgrößeGerettete Termine
Blieb beim Kunden: Preisverhandlung · Kundentermin vor Ort · Abschluss
Team, Systeme, Start
- Team Direct Scouts
- 6 Agenten (Deutsch, Muttersprachler), 1 Teamleiter, Quality Manager anteilig
- Systeme
- CRM und Tourenplanung des Kunden per VDI-Zugriff, Telefonie des Kunden mit deutscher Rufnummer
- Start
- Kick-off und Aufgaben-Matrix in Woche 1, Pilot mit 2 Agenten in Woche 3, Skalierung in Woche 4
- Reporting
- Wochenreport montags 09:00 an die Vertriebsleitung, Review an Tag 30/60
Bestätigte Termine pro Woche über 6 Monate
Drei Kennzahlen, die der Wochenreport ausweist
- 96Termine pro Wochequalifiziert und bestätigt, Team gesamt
- 71 %Rebooking-QuoteNo-Shows, die innerhalb von 24 h neu terminiert wurden
- 100 %CRM-Dokumentation < 24 hTermine und Bestätigungen innerhalb eines Werktags dokumentiert
140 Vertriebler × 3,8 h zurückgeholte Zeit pro Woche ergeben rechnerisch 2.304 Stunden pro Monat – das entspricht rund 13,3 zusätzlichen Vollzeitkapazitäten und einer Steigerung der Verkaufszeit um 23,8 %.
Rechenweg wie im Sales Time Check (4,3 Wochen/Monat, 173,2 h je FTE, 40 % Verkaufsanteil als Benchmark). Modellwert, keine Zusage.Muster-Case – Werte illustrativ, wird durch freigegebene Referenz ersetzt.
Stimme des Kunden
„Unsere Fahrer sitzen nur noch bei Kunden, die den Termin bestätigt haben. Den Unterschied sieht man in der Tourenliste – und im Wochenreport.“
Ähnliche Ausgangslage? Rechnen Sie Ihre Zahlen durch.
Der Sales Time Check zeigt in 60 Sekunden, wie viel Verkaufszeit in Ihrem Team steckt. Im Erstgespräch gehen wir die Aufgaben-Matrix gemeinsam durch.