B2B Industrie: CRM-Pflege, Follow-ups und Angebotsnachverfolgung aus dem Vertrieb herausgelöst
Ein Zulieferer für den Maschinenbau mit 18 Vertriebsingenieuren dokumentierte Gespräche verspätet, Angebote wurden nicht systematisch nachgefasst. Direct Scouts übernimmt CRM-Pflege, Follow-ups, Angebotsnachverfolgung und operatives Reporting.
Eckdaten des Projekts
- Branche
- B2B Industrie
- Paket
- 02 · Sales Time Recovery
- Teamgröße
- 18 Vertriebler
- Zeitraum
- Pilot 60 Tage, danach unbefristet
- Freigabe
- anonymisiert
Wo der Vertrieb stand
Muster-Case – Werte illustrativ, wird durch freigegebene Referenz ersetzt.
Die Vertriebsingenieure des Zulieferers sind überwiegend beim Kunden vor Ort. Gesprächsdokumentation, Statuspflege im CRM und das Nachfassen offener Angebote erledigten sie zwischen den Terminen oder am Wochenende – mit entsprechender Verzögerung und Lücken. Die Vertriebsleitung hatte keinen verlässlichen Überblick über offene Angebote.
Gesucht war kein zusätzlicher Vertrieb, sondern eine Entlastung im Innendienst-Anteil der Arbeit: Dokumentation, Follow-ups und Angebotsnachverfolgung sollten strukturiert und im bestehenden CRM erledigt werden, damit die Ingenieure ihre Zeit beim Kunden verbringen. Preisverhandlung, technische Beratung und Abschluss bleiben ausdrücklich bei den Ingenieuren.
Was zu uns wanderte – und was blieb
Jede übernommene Aufgabe hat einen Pain Point, eine Leistung und eine Messgröße. Preisverhandlung, Kundentermin und Abschluss bleiben beim Kunden.
- CRM-PflegePaket 02Pain PointDatenpflege verdrängt KundenzeitLeistungDatenaktualisierung, Dokumentation, StatuspflegeMessgrößeStunden zurückgewonnen
- Follow-upsPaket 02Pain PointOffene Kontakte bleiben liegenLeistungStrukturiertes Nachfassen nach Gespräch/AngebotMessgrößeFollow-up Quote / Conversion
- AngebotsnachverfolgungPaket 02Pain PointAngebote versanden ohne NachfassenLeistungStrukturierte Nachverfolgung offener AngeboteMessgrößeAngebots-Conversion
- ReportingPaket 02Pain PointVertrieb erstellt manuell StandardreportsLeistungOperatives Reporting und DatenaufbereitungMessgrößeStunden / Datenqualität
Blieb beim Kunden: Preisverhandlung · Kundentermin vor Ort · Abschluss
Team, Systeme, Start
- Team Direct Scouts
- 3 Agenten (Deutsch und Englisch, Muttersprachler), 1 Teamleiter
- Systeme
- CRM des Kunden (Sales Cloud) per VDI, Sprachnotizen der Ingenieure über die Telefonie des Kunden
- Ablauf
- Sprachnotiz nach dem Kundentermin → CRM-Dokumentation am selben Tag → Follow-up-Aufgabe → Angebotsstatus wöchentlich nachgefasst
- Reporting
- Wochenreport mit offenen Angeboten, Follow-ups und zurückgeholten Stunden; Monatsreview mit der Vertriebsleitung
Zurückgeholte Stunden je Vertriebsingenieur und Woche über 6 Monate
Drei Kennzahlen, die der Wochenreport ausweist
- 100 %CRM-Dokumentation < 24 hGesprächsnotizen und Statuspflege innerhalb eines Werktags
- 92 %Follow-up-Quoteoffene Kontakte mit Nachfassaktion innerhalb der vereinbarten Frist
- 6,4 hZurückgeholte Stundenje Vertriebsingenieur und Woche, Monat 6
18 Vertriebler × 6,4 h zurückgeholte Zeit pro Woche ergeben rechnerisch 499 Stunden pro Monat – das entspricht rund 2,9 zusätzlichen Vollzeitkapazitäten und einer Steigerung der Verkaufszeit um 40,0 %.
Rechenweg wie im Sales Time Check (4,3 Wochen/Monat, 173,2 h je FTE, 40 % Verkaufsanteil als Benchmark). Modellwert, keine Zusage.Muster-Case – Werte illustrativ, wird durch freigegebene Referenz ersetzt.
Stimme des Kunden
„Meine Ingenieure sprechen eine Sprachnotiz ein und fahren zum nächsten Kunden. Am Abend steht alles im CRM. Das war vorher Wochenendarbeit.“
Ähnliche Ausgangslage? Rechnen Sie Ihre Zahlen durch.
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